Planilha de controle de contratos: modelo grátis e como usar
Uma planilha de controle de contratos bem montada já resolve a organização de muita empresa pequena. Abaixo você baixa um modelo pronto de controle de contratos em Excel, que abre também no Google Planilhas e no LibreOffice, vê o que cada coluna significa e entende quando vale trocar a planilha por um sistema.
Grátis, sem cadastro. Tem uma aba de contratos com fórmulas prontas e uma aba com as instruções.
O que vem na planilha de controle de contratos
O modelo tem uma linha por contrato e as colunas que mais fazem falta no controle de vencimento de contratos, quando um prazo é perdido. As colunas de cabeçalho azul você preenche. As de cabeçalho cinza a planilha calcula sozinha.
| Coluna | O que colocar | Exemplo |
|---|---|---|
| Contrato | Um nome curto que todos reconheçam | Manutenção do ar-condicionado |
| Outra parte | Fornecedor, cliente, locador ou locatário | Clima Serviços Ltda. |
| Tipo | Serviço, locação, fornecimento, seguro... | Serviço |
| Responsável | Quem acompanha este contrato | Ana (financeiro) |
| Valor mensal | O valor atual, depois do último reajuste | R$ 1.200,00 |
| Início e vencimento | As datas da vigência atual | 01/02/2026 e 31/01/2027 |
| Renova sozinho? | Sim ou Não, conforme a cláusula de vigência | Sim |
| Aviso prévio (dias) | Antecedência exigida para não renovar | 60 |
| Índice e data-base do reajuste | IPCA, IGP-M, INPC ou percentual, e a data | IPCA, 01/02/2027 |
| Onde está a via assinada | Link da pasta ou local do arquivo | Drive > Contratos > 2026 |
| Dias para vencer | Calculado: vencimento menos hoje | 100 |
| Avisar até | Calculado: vencimento menos o aviso prévio | 02/12/2026 |
| Situação | Calculado: vencido, perto de vencer ou em dia | Em dia |
As fórmulas que fazem a planilha trabalhar
Três colunas são calculadas e pintadas automaticamente, para que o risco apareça sem ninguém precisar fazer conta:
- Dias para vencer usa a função HOJE(), então o número muda sozinho a cada dia em que o arquivo é aberto.
- Avisar até subtrai o aviso prévio do vencimento. É a data que importa de verdade quando o contrato renova sozinho: depois dela, cancelar pode custar mais um período inteiro.
- Situação mostra "Vencido", "Vence em até 30 dias" ou "Em dia", e a linha fica vermelha ou amarela conforme o caso.
Cuidados para a planilha não falhar
- Uma planilha só. Cópias por pessoa ou por setor ficam diferentes em poucas semanas.
- Um dono. Alguém precisa ser responsável por manter o arquivo atualizado.
- Revisão marcada na agenda. Uma vez por semana, abra a planilha e olhe as linhas amarelas e vermelhas. A planilha não avisa ninguém sozinha.
- Não apague a linha ao renovar. Copie a linha, atualize as datas e o valor na nova e mantenha a antiga numa aba de histórico.
- Guarde o link da via assinada. Na hora da dúvida, achar o documento é tão importante quanto saber a data.
Quando a planilha deixa de dar conta
A planilha funciona enquanto alguém lembra de abri-la. Os sinais de que ela chegou ao limite são conhecidos:
- Mais de uma pessoa edita o arquivo, e as versões se contradizem.
- É preciso avisar alguém de fora da empresa, como o sócio, o contador ou o proprietário do imóvel.
- Os contratos passaram de duas dezenas, e a revisão semanal virou uma tarefa que sempre fica para depois.
- Um prazo já foi perdido mesmo com a planilha em dia.
Nesses casos, o passo seguinte é um sistema que mande o aviso por e-mail sem depender de ninguém abrir nada. O guia como controlar o vencimento de contratos mostra um método que vale para os dois casos.
Perguntas frequentes
O modelo de planilha é grátis?
Sim. O download é livre e não pede cadastro. Você pode usar, alterar e compartilhar o arquivo na sua empresa.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Sim. Envie o arquivo .xlsx para o Google Drive e abra com o Google Planilhas. As fórmulas e as cores continuam funcionando. Ele também abre no LibreOffice.
A planilha manda aviso por e-mail?
Não. Ela calcula os dias para vencer e destaca as linhas em risco, mas só quem abre o arquivo vê o alerta. Para receber o aviso por e-mail sem abrir nada, é preciso um sistema.
Posso importar a planilha no Alerta Contratos?
Ainda não. Hoje o cadastro é feito na plataforma, contrato por contrato. Os campos do modelo são os mesmos do sistema, então a passagem é direta.