Como controlar o vencimento de contratos sem perder prazos
Controlar o vencimento de contratos parece simples: anotar a data e olhar antes. Na prática, o prazo que pega as empresas de surpresa raramente é o vencimento. É o aviso prévio que venceu dois meses antes, o reajuste no meio da vigência ou o seguro que ninguém lembrou. Este guia mostra quais datas acompanhar, com quanta antecedência ser avisado e um método que não depende da memória de ninguém.
O vencimento não é a única data
Para cada contrato, vale registrar todos os prazos contratuais que exigem uma ação sua:
- Vencimento: o último dia da vigência atual.
- Prazo de aviso prévio: até quando é possível avisar que não vai renovar sem pagar mais um período.
- Prazo para manifestar interesse em renovar: comum em contratos que só renovam com aprovação.
- Data-base do reajuste: quando o valor muda, normalmente uma vez por ano.
- Seguros e garantias: apólices e cauções têm vencimento próprio, que nem sempre coincide com o do contrato.
- Marcos de entrega: em contratos de projeto ou obra, as entregas combinadas.
A data que mais importa costuma ser a do aviso, não a do vencimento. Se o contrato pede 60 dias de aviso, descobrir na semana do vencimento já é tarde. O guia de renovação automática de contrato explica por quê.
Com quanta antecedência ser avisado
A antecedência certa depende do tempo que a decisão leva. Como referência:
| Tipo de contrato | Primeiro aviso | Por quê |
|---|---|---|
| Serviço com renovação automática e 30 dias de aviso | 60 dias antes do vencimento | Dá tempo de cotar outros fornecedores antes do prazo de aviso |
| Locação residencial | 90 dias antes | Negociar antes que o inquilino comece a procurar outro imóvel |
| Locação comercial com direito à renovatória | 12 meses antes | A ação renovatória só pode ser proposta entre 1 ano e 6 meses antes do fim do contrato (Lei 8.245/1991, art. 51, § 5º) |
| Seguro | 45 dias antes | Cotação, vistoria e emissão da nova apólice |
| Contrato público de serviço contínuo | 120 dias antes | A prorrogação exige processo, com pesquisa de preços e parecer. Veja o guia da Lei 14.133 |
Um único aviso é pouco. Uma sequência que funciona bem: um aviso longo para começar a decidir (90 dias), um intermediário para agir (30 dias) e dois curtos para não deixar passar (7 dias e 1 dia).
Um método para controlar o vencimento de contratos
- Faça o inventário. Liste todos os contratos vigentes num lugar só, com a via assinada de cada um. O modelo de planilha de controle de contratos já traz as colunas certas.
- Calcule a data limite real. Para cada contrato, descubra a primeira data que exige ação: aviso prévio, manifestação ou reajuste.
- Defina um responsável e um substituto. Prazo sem dono é prazo perdido. O substituto cobre férias e saídas.
- Automatize o aviso e revise todo mês. O aviso precisa chegar sem ninguém lembrar de procurar. Uma revisão mensal da lista pega o que mudou.
Os erros mais comuns no controle de vencimento de contratos
- Calendário pessoal. O lembrete fica na agenda de uma pessoa e some quando ela sai da empresa ou entra de férias.
- Aviso no dia do prazo. Um lembrete no dia do vencimento só confirma que o prazo passou.
- Anotar só o vencimento. O aviso prévio e o reajuste ficam de fora, e são eles que custam dinheiro.
- Ninguém de fora é avisado. O contador, o sócio ou o proprietário do imóvel ficam sabendo depois.
- Atualizar só de cabeça. O contrato renova, mas a data nova não é registrada, e o próximo aviso nunca chega.
Perguntas frequentes
Como saber se o contrato tem renovação automática?
Procure a cláusula de vigência ou de prazo. Expressões como "renovação automática", "prorrogação automática" ou "renovação tácita" indicam que o contrato se renova se ninguém se manifestar. A mesma cláusula costuma trazer o prazo de aviso prévio.
O que acontece se o contrato vencer sem renovação?
Depende do contrato. Alguns se encerram e o serviço para. Outros, como muitas locações, continuam por prazo indeterminado nas mesmas condições. Leia a cláusula de vigência e, na dúvida, consulte um advogado.
O Google Agenda serve para controlar vencimentos?
Serve para uma pessoa e poucos contratos. O problema aparece quando a agenda é pessoal: o lembrete some com a pessoa, não tem a via assinada junto e não registra o histórico de renovações.
Quantos avisos devo receber antes do vencimento?
Pelo menos três: um longo, para começar a decidir (60 a 90 dias), um intermediário, para agir (30 dias), e um curto, para não deixar passar (7 dias). Contratos com aviso prévio longo pedem o primeiro aviso ainda antes.