Gestão de contratos na Lei 14.133: gestor, fiscal, vigência e prorrogação

Gestor e fiscal: quem faz o quê

A execução do contrato deve ser acompanhada e fiscalizada por um ou mais fiscais do contrato, representantes da Administração especialmente designados, ou por seus substitutos (art. 117). O fiscal anota em registro próprio todas as ocorrências da execução e determina o necessário para regularizar faltas e defeitos (art. 117, § 1º).

A lei deixa para regulamento as regras de atuação de fiscais e gestores (art. 8º, § 3º). No governo federal, o Decreto 11.246/2022 separa os papéis: o gestor coordena a gestão e a fiscalização, e os fiscais técnico, administrativo e setorial acompanham cada aspecto da execução. Estados e municípios podem ter regulamento próprio, e muitos seguem o modelo federal.

Vigência: quanto tempo um contrato pode durar

• Regra geral. A duração é a prevista no edital, observadas a disponibilidade de créditos orçamentários a cada exercício e a previsão no plano plurianual quando passar de um exercício (art. 105).
• Serviços e fornecimentos contínuos. Podem ser contratados por até 5 anos (art. 106).
• Prorrogação. Contratos de serviço e fornecimento contínuos podem ser prorrogados sucessivamente até 10 anos de vigência, desde que haja previsão no edital e que a autoridade competente ateste que as condições e os preços continuam vantajosos. A lei permite negociar com o contratado ou extinguir o contrato sem ônus (art. 107).
• Contratos por escopo. Quando o contrato prevê a conclusão de um objeto definido, a vigência é prorrogada automaticamente se o objeto não for concluído no prazo (art. 111).

Prorrogação: por que o aviso de 30 dias chega tarde

A prorrogação de contrato de serviço contínuo não é só assinar um papel. O processo costuma reunir a manifestação de interesse do contratado, a pesquisa que demonstra que os preços continuam vantajosos, a conferência da regularidade do contratado, a disponibilidade orçamentária e o parecer jurídico, antes da assinatura do termo aditivo. Na prática, o aditivo precisa ser assinado antes do fim da vigência: contrato encerrado não se prorroga, e o caminho passa a ser uma nova contratação.

Por isso, muitos setores de contratos começam o processo com 120 dias de antecedência:

Também vale controlar os anos acumulados de cada contrato. Um contrato contínuo que já está no nono ano só pode ser prorrogado por mais um, e a nova licitação precisa começar a tempo.

Aditivos, apostilamento e limites

• Acréscimos e supressões. Nas alterações unilaterais, o contratado é obrigado a aceitar acréscimos ou supressões de até 25% do valor inicial atualizado do contrato, e de até 50% para acréscimos em reforma de edifício ou de equipamento (art. 125). Controlar o percentual acumulado evita passar do limite sem perceber.
• Apostilamento. Registros que não alteram o contrato, como o reajuste previsto no próprio contrato, podem ser feitos por simples apostila, sem termo aditivo (art. 136).
• Reajuste. O edital precisa prever o índice de reajuste, com data-base vinculada à data do orçamento estimado (art. 25, § 7º). O guia de reajuste de contrato explica o cálculo.
• Garantia. A garantia contratual pode ser de até 5% do valor inicial, ou até 10% quando justificada pela complexidade e pelos riscos (art. 98). O vencimento da apólice ou da fiança precisa ser acompanhado junto com a vigência.

Publicação no PNCP

A divulgação no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) é condição para a eficácia do contrato e dos seus aditamentos. O prazo é de 20 dias úteis contados da assinatura, quando houve licitação, e de 10 dias úteis na contratação direta (art. 94). É mais uma data que precisa estar no controle, a cada contrato e a cada aditivo.

Gestão de contratos na prática: um controle de prazos

1. Mantenha a lista de contratos vigentes com a vigência, o tipo (contínuo ou por escopo), o número de prorrogações e os anos acumulados.
2. Registre o gestor e os fiscais designados de cada contrato, com o ato de designação.
3. Programe avisos com 120, 90, 60 e 30 dias de antecedência para cada vencimento.
4. Inclua as datas de reajuste e o vencimento das garantias.
5. Acompanhe o prazo de publicação no PNCP de cada contrato e aditivo.
6. Guarde a via assinada, os aditivos e as apostilas junto do registro do contrato.