O que é gestão de contratos e como organizar a sua

O que entra na gestão de contratos

Na prática, gerir contratos é manter cinco coisas em dia para cada contrato que a empresa tem com clientes, fornecedores, locadores ou prestadores de serviço:

• Cadastro: as partes, o objeto, o valor e as datas de início e fim da vigência.
• Documento: a via assinada e os aditivos, guardados num lugar que todos encontram.
• Prazos: vencimento, renovação, aviso prévio para cancelar, reajuste, seguros e garantias.
• Responsáveis: quem acompanha cada contrato e quem precisa ser avisado quando uma data se aproxima.
• Histórico: o que mudou em cada renovação ou aditivo, com os valores de cada período.

Gestão de contratos não é a mesma coisa que elaborar contratos. Escrever e revisar cláusulas é trabalho jurídico. A gestão começa depois da assinatura e costuma ficar com o administrativo, o financeiro, o setor de compras ou o próprio dono do negócio. Grandes empresas usam a sigla CLM (contract lifecycle management) para sistemas que cobrem do rascunho à assinatura eletrônica. Para a maioria das pequenas e médias empresas, o problema de verdade está depois da assinatura: lembrar das datas.

As etapas do ciclo de vida do contrato

1. Negociação e assinatura. As partes fecham as condições, e o contrato é assinado.
2. Cadastro. Os dados essenciais são registrados logo após a assinatura, enquanto o documento ainda está à mão.
3. Execução. Entregas, pagamentos e ocorrências são acompanhados enquanto o contrato vale.
4. Datas críticas. Reajuste, prazo para avisar que não vai renovar, vencimento de seguros e garantias.
5. Renovação, renegociação ou encerramento. A decisão é tomada com antecedência, não na véspera.
6. Arquivo. A versão anterior e o histórico ficam guardados para consulta e auditoria.

As etapas 4 e 5 são onde a maior parte do dinheiro se perde. O contrato foi bem negociado, mas ninguém lembrou de uma data.

Por que prazos são o ponto que mais dá prejuízo

Boa parte dos contratos de serviço tem renovação automática: se ninguém avisar até uma data, ele se renova por mais um período inteiro. E essa data não é o vencimento. É o fim do prazo de aviso prévio, que costuma ficar 30, 60 ou 90 dias antes. O guia sobre renovação automática de contrato explica como isso funciona.

Os prejuízos mais comuns são sempre os mesmos:

• Um serviço que já não servia renova por mais um ano.
• O reajuste é aplicado tarde, ou é aceito sem conferir o índice. Veja o guia de reajuste de contrato.
• O seguro ou a garantia vencem e ninguém percebe.
• A locação termina sem negociação, e o imóvel fica vago.
• A via assinada está no e-mail de alguém que saiu da empresa.

Planilha ou sistema: o que usar

Para poucos contratos, uma planilha bem montada resolve, e você pode começar pelo nosso modelo de planilha de controle de contratos. O limite dela é claro: só avisa quem lembra de abrir o arquivo.

Uma regra prática: quando mais de uma pessoa cuida dos contratos, quando é preciso avisar alguém de fora (sócio, contador, jurídico) ou quando um prazo já foi perdido, um sistema costuma sair mais barato que o próximo erro.

Como começar a organizar em uma tarde

1. Junte os contratos vigentes que estão no e-mail, em pastas e em gavetas, e faça uma lista.
2. Para cada um, anote as partes, o objeto, o valor, o início, o vencimento, se renova automaticamente e qual é o prazo de aviso.
3. Comece pelos que vencem nos próximos 90 dias. São eles que representam risco agora.
4. Defina um responsável por contrato, e um substituto para as férias.
5. Escolha quando quer ser avisado. Uma sequência que funciona: 90, 30, 7 e 1 dia antes.
6. Digitalize a via assinada e guarde junto do cadastro.